Los buenos hábitos de trabajo nos darán mejores resultados y menos dolores de cabeza. Nunca está de más hacer nuestras las costumbres que nos ayudan a organizarnos mejor.
Escritorio limpio mente clara
Debemos considerar nuestro escritorio (desktop) como un lugar sagrado. Todo lo que caiga en él tiene que ser archivado en donde corresponde, no debe ser un cajón sin fondo lleno de archivos de todo tipo y color. Lo más recomendable es tener una carpeta que contenga todo lo que esté suelto, la podemos llamar “Bandeja de entrada” o “Para ordenar” o “Sueltos”, etc. Luego nos encargaremos de archivar cada fichero donde corresponda. De esta manera tendremos la mente clara cuando miramos nuestra pantalla y podremos focalizar el trabajo que estamos ejecutando en ese momento.
Es recomendable tener la carpeta del proyecto en curso en el escritorio para tener un acceso mucho mas rápido, tanto para abrir, guardar u ordenar los ficheros.
Aplicaciones, las justas
Todos tenemos nuestras aplicaciones que utilizamos a diario, pero también unas cuantas nuevas que estamos probando o que se han instalado y perdido en algún lugar de nuestro disco duro. Este último grupo es el que requiere mayor atención. Primero debemos saber que todo programa nuevo debe tener su tiempo de prueba y evaluación. Si cumple con nuestras exigencias pasará a formar parte de nuestro grupo de aplicaciones favoritas, si no, no dudaremos en eliminarlas. Lo importante es no perderle el rastro y hacer revisiones periódicas.
Hay quienes piensan que mientras más programas tengan en la barra de inicio mejor se sienten, pero no nos dejemos llevar por nuestro “Síndrome de Diógenes” y vayamos a lo práctico. Mantengamos las aplicaciones que más utilizamos a diario al alcance de un clic y para el resto podemos crear los accesos directos en otra carpeta.
Debemos considerar nuestro escritorio (desktop) como un lugar sagrado. Todo lo que caiga en él tiene que ser archivado en donde corresponde, no debe ser un cajón sin fondo lleno de archivos de todo tipo y color. Lo más recomendable es tener una carpeta que contenga todo lo que esté suelto, la podemos llamar “Bandeja de entrada” o “Para ordenar” o “Sueltos”, etc. Luego nos encargaremos de archivar cada fichero donde corresponda. De esta manera tendremos la mente clara cuando miramos nuestra pantalla y podremos focalizar el trabajo que estamos ejecutando en ese momento.
Es recomendable tener la carpeta del proyecto en curso en el escritorio para tener un acceso mucho mas rápido, tanto para abrir, guardar u ordenar los ficheros.
Aplicaciones, las justas
Todos tenemos nuestras aplicaciones que utilizamos a diario, pero también unas cuantas nuevas que estamos probando o que se han instalado y perdido en algún lugar de nuestro disco duro. Este último grupo es el que requiere mayor atención. Primero debemos saber que todo programa nuevo debe tener su tiempo de prueba y evaluación. Si cumple con nuestras exigencias pasará a formar parte de nuestro grupo de aplicaciones favoritas, si no, no dudaremos en eliminarlas. Lo importante es no perderle el rastro y hacer revisiones periódicas.
Hay quienes piensan que mientras más programas tengan en la barra de inicio mejor se sienten, pero no nos dejemos llevar por nuestro “Síndrome de Diógenes” y vayamos a lo práctico. Mantengamos las aplicaciones que más utilizamos a diario al alcance de un clic y para el resto podemos crear los accesos directos en otra carpeta.
Archivando proyectos
Cada uno tiene su sistema de trabajo para archivar los documentos relacionados con un proyecto en especial. Si mantenemos una coherencia en el orden, nos resultará más fácil consultar, trasladar, archivar, modificar y compartir.
Al iniciar un proyecto, creamos una carpeta madre con el nombre de referencia. Dentro creamos dos carpetas más: la primera contendrá la maquetación (InDesing, QuarkXPress, Illustrator, Freehand, etc.) con sus vínculos y tipografías, la segunda agrupará todos los elementos necesarios para desarrollar el proyecto (PSD, textos, muestras, referencias, escaneados sin editar, etc.) Cada elemento estará ordenada en su correspondiente subcarpeta.
Una vez finalizado el proyecto haremos la última carpeta con los AAFF y sus distintas aplicaciones (PDF para imprenta, PDF para web, JPG en modo RGB, etc)
Es conveniente utilizar la función de cada aplicación para poder recopilar todos los ficheros vinculados y las tipografías (Recopilar para impresión, Empaquetar, etc)
Nombres de los documentos
Un detalle importante a la hora de crear carpetas y documentos es la correcta aplicación del nombre. Muchas veces tenemos el tiempo muy apretado y no dedicamos ni dos segundos en pensar en el nombre más adecuado que debería llevar nuestro archivo. Pero esto a la larga nos ahorrará mucho tiempo de búsqueda. Lo mejor es nombrar las imágenes por su característica mas significativa y no poner nombres que nunca podremos recordar o encontrar con el finder. En algunos casos los ficheros se guardan con nombres ridículos o con un toque de humor. Esto pasa y muy a menudo y solo sirve para reírse en el momento pero después vienen las caras largas.
Los ficheros que sufren modificaciones deben ir acompañados del número correspondiente a la modificación, porque no se puede distinguir que fichero es correcto si lo llamamos “definitivo.tif”, “ultimo.tif o “final.tif”.
Si, por ejemplo, utilizamos un nombre tan genérico como “Portada.tif” corremos el riesgo de que se vincule con cualquier otro que tenga el mismo nombre. Lo mejor es darle una característica única como “Portada Revista 23”.
Tipografías, también son vínculos
Las tipografías que tenemos instaladas en nuestro sistema y utilizamos en nuestros originales también forman parte del proyecto y deben estar en la carpeta con los vínculos como las imágenes, textos, vectores, etc. Podemos recopilarlas al final del proyecto.
Cada uno tiene su sistema de trabajo para archivar los documentos relacionados con un proyecto en especial. Si mantenemos una coherencia en el orden, nos resultará más fácil consultar, trasladar, archivar, modificar y compartir.
Al iniciar un proyecto, creamos una carpeta madre con el nombre de referencia. Dentro creamos dos carpetas más: la primera contendrá la maquetación (InDesing, QuarkXPress, Illustrator, Freehand, etc.) con sus vínculos y tipografías, la segunda agrupará todos los elementos necesarios para desarrollar el proyecto (PSD, textos, muestras, referencias, escaneados sin editar, etc.) Cada elemento estará ordenada en su correspondiente subcarpeta.
Una vez finalizado el proyecto haremos la última carpeta con los AAFF y sus distintas aplicaciones (PDF para imprenta, PDF para web, JPG en modo RGB, etc)
Es conveniente utilizar la función de cada aplicación para poder recopilar todos los ficheros vinculados y las tipografías (Recopilar para impresión, Empaquetar, etc)
Nombres de los documentos
Un detalle importante a la hora de crear carpetas y documentos es la correcta aplicación del nombre. Muchas veces tenemos el tiempo muy apretado y no dedicamos ni dos segundos en pensar en el nombre más adecuado que debería llevar nuestro archivo. Pero esto a la larga nos ahorrará mucho tiempo de búsqueda. Lo mejor es nombrar las imágenes por su característica mas significativa y no poner nombres que nunca podremos recordar o encontrar con el finder. En algunos casos los ficheros se guardan con nombres ridículos o con un toque de humor. Esto pasa y muy a menudo y solo sirve para reírse en el momento pero después vienen las caras largas.
Los ficheros que sufren modificaciones deben ir acompañados del número correspondiente a la modificación, porque no se puede distinguir que fichero es correcto si lo llamamos “definitivo.tif”, “ultimo.tif o “final.tif”.
Si, por ejemplo, utilizamos un nombre tan genérico como “Portada.tif” corremos el riesgo de que se vincule con cualquier otro que tenga el mismo nombre. Lo mejor es darle una característica única como “Portada Revista 23”.
Tipografías, también son vínculos
Las tipografías que tenemos instaladas en nuestro sistema y utilizamos en nuestros originales también forman parte del proyecto y deben estar en la carpeta con los vínculos como las imágenes, textos, vectores, etc. Podemos recopilarlas al final del proyecto.
Cuidar las propiedades de cada formato
Dependiendo de la aplicación que utilicemos para hacer nuestro proyecto debemos mantener una coherencia en el formato del mismo. En el caso de las imágenes debemos prestar atención como siempre al modo de color, la resolución, etc. Para los vectores tendremos en cuenta el modo de color, las tintas planas, los textos trazados, el preview, etc.Todo debe mantener una uniformidad. De esta manera evitaremos problemas para generar los AAFF que enviaremos a la imprenta y si surge alguna complicación será mas fácil dar con el conflicto.
Ejecutar en el disco local
Para optimizar el rendimiento de nuestro equipo siempre debemos ejecutar los documentos en el disco local, así evitamos sobrecargar la red (si está conectado a un disco externo) o el reproductor (si es un CD o DVD) y la velocidad será mucho mayor. También evitamos borrar o modificar accidentalmente cualquier fichero.
Guardar antes de modificar
Una típica situación de pánico es cuando trazamos un documento para enviar a imprenta y sobreescribimos el archivo original perdiendo todos los textos editables, quedando un amasijo de vectores que no podremos modificar.
Para eso, hay que tener el buen hábito de guardar antes de modificar. Esto que parece una tontería, es un vicio más común de lo que imaginamos.
Con estos pequeños gestos ahorramos muchas horas de trabajo. ¿A quién no le pasó?
Guardar mientras modificamos
No está de mas decir que debemos guardar periódicamente los documentos mientras estamos trabajando para evitar sorpresas desagradables como el corte de luz o si se cuelga el sistema, etc. Algunos programas permiten configurar las preferencias para que guarde el documento cada 5 minutos en una carpeta aparte, así podemos recuperar la última versión.
Identificando las muestras
Para llevar un seguimiento de las muestras enviadas al cliente podemos hacerlo de forma física o digital. Cada envío sera numerado, por ejemplo si enviamos la primera muestra vía e-mail lo llamaremos “01_Proyecto.jpg”. Si hacemos dos versiones del mismo lo llamaremos “01_Proyecto-1.jpg”, “01_Proyecto-2.jpg”. Una vez realizados los cambios enviamos con la numeración que le sigue. “02_Proyecto.jpg”
De ser posible todas las modificaciones deben ir por escrito para llevar un seguimiento y evitar que algo quede sin hacerse. El peor enemigo para hacer modificaciones es el teléfono, las palabras se las lleva el viento. Mejor utilizarlo para comunicar ideas o explicar algo que ya está por escrito. Lo mejor es el e-mail, el fax y los pdf con las observaciones apuntadas.
Dependiendo de la aplicación que utilicemos para hacer nuestro proyecto debemos mantener una coherencia en el formato del mismo. En el caso de las imágenes debemos prestar atención como siempre al modo de color, la resolución, etc. Para los vectores tendremos en cuenta el modo de color, las tintas planas, los textos trazados, el preview, etc.Todo debe mantener una uniformidad. De esta manera evitaremos problemas para generar los AAFF que enviaremos a la imprenta y si surge alguna complicación será mas fácil dar con el conflicto.
Ejecutar en el disco local
Para optimizar el rendimiento de nuestro equipo siempre debemos ejecutar los documentos en el disco local, así evitamos sobrecargar la red (si está conectado a un disco externo) o el reproductor (si es un CD o DVD) y la velocidad será mucho mayor. También evitamos borrar o modificar accidentalmente cualquier fichero.
Guardar antes de modificar
Una típica situación de pánico es cuando trazamos un documento para enviar a imprenta y sobreescribimos el archivo original perdiendo todos los textos editables, quedando un amasijo de vectores que no podremos modificar.
Para eso, hay que tener el buen hábito de guardar antes de modificar. Esto que parece una tontería, es un vicio más común de lo que imaginamos.
Con estos pequeños gestos ahorramos muchas horas de trabajo. ¿A quién no le pasó?
Guardar mientras modificamos
No está de mas decir que debemos guardar periódicamente los documentos mientras estamos trabajando para evitar sorpresas desagradables como el corte de luz o si se cuelga el sistema, etc. Algunos programas permiten configurar las preferencias para que guarde el documento cada 5 minutos en una carpeta aparte, así podemos recuperar la última versión.
Identificando las muestras
Para llevar un seguimiento de las muestras enviadas al cliente podemos hacerlo de forma física o digital. Cada envío sera numerado, por ejemplo si enviamos la primera muestra vía e-mail lo llamaremos “01_Proyecto.jpg”. Si hacemos dos versiones del mismo lo llamaremos “01_Proyecto-1.jpg”, “01_Proyecto-2.jpg”. Una vez realizados los cambios enviamos con la numeración que le sigue. “02_Proyecto.jpg”
De ser posible todas las modificaciones deben ir por escrito para llevar un seguimiento y evitar que algo quede sin hacerse. El peor enemigo para hacer modificaciones es el teléfono, las palabras se las lleva el viento. Mejor utilizarlo para comunicar ideas o explicar algo que ya está por escrito. Lo mejor es el e-mail, el fax y los pdf con las observaciones apuntadas.
Pensar en el asunto
Uno de los recursos más utilizados para el feedback con el cliente es el correo electrónico. Hay que prestar atención en cómo usamos esta herramienta ya que es una pieza importante para hacer el seguimiento de nuestros proyectos. También afecta directamente al receptor de los mensajes. Las siguientes son algunas recomendaciones de buenos hábitos.
Así como no tenemos nuestro buzón de correo postal con todas las cartas que ya leímos debemos hacer lo mismo con nuestra bandeja de entrada del correo electrónico.
Hay dos grupos importantes de correos:
Para ellos podemos crear dos carpetas “Hacer” y “Archivo”. Dentro de archivo podemos crear subcarpetas por clientes o por proyectos.
Si mantenemos la bandeja de entrada vacía podremos procesar con mayor claridad cada correo que recibamos.
Uno de los recursos más utilizados para el feedback con el cliente es el correo electrónico. Hay que prestar atención en cómo usamos esta herramienta ya que es una pieza importante para hacer el seguimiento de nuestros proyectos. También afecta directamente al receptor de los mensajes. Las siguientes son algunas recomendaciones de buenos hábitos.
- Cuidar el contenido del asunto
- Mantener la conversación respondiendo y no creando un correo nuevo
- Respuestas cortas y directas
- Respuestas prediseñadas
Así como no tenemos nuestro buzón de correo postal con todas las cartas que ya leímos debemos hacer lo mismo con nuestra bandeja de entrada del correo electrónico.
Hay dos grupos importantes de correos:
- Los que requieren una acción: estos son los que deben ser respondidos o debemos leer más tarde o simplemente estamos trabajando en ellos.
- Los que ya cumplieron su función y se pueden archivar.
Para ellos podemos crear dos carpetas “Hacer” y “Archivo”. Dentro de archivo podemos crear subcarpetas por clientes o por proyectos.
Si mantenemos la bandeja de entrada vacía podremos procesar con mayor claridad cada correo que recibamos.
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